Rollen und Stufen richtig einrichten

Deine Stufen sind die Leiter deiner Spedition – aufgebaut wie ein Organigramm: ganz oben steht die Stufe mit den meisten Rechten, darunter jede kleinere Stufe, unten der Probefahrer als Einstieg und ganz unten „Inaktiv“. Der Automat schiebt Mitglieder auf dieser Leiter nach oben, sobald sie die Bedingungen einer höheren Stufe erfüllen. Richtest du die Leiter in der richtigen Reihenfolge ein, läuft das von selbst – und niemand landet auf einer Stufe, die du nicht wolltest.

Alles hier stellst du im Menü VTC › Rollen & Rechte ein. Rechte, Protokoll und Inaktivität erkläre ich unter Rollen und Rechte.

Kurz gesagt#

1. Stufe = der Rang (Probefahrer, Fahrer, Erfahrener Fahrer …). Jedes Mitglied hat genau eine Stufe.
2. Weitere Rollen (Aufgaben) = zusätzlich zur Stufe (Stellvertreter, Disponent, Personalleitung, Buchhaltung, Mediateam …). Einem Mitglied kannst du mehrere geben – die Rechte zählen zusammen, und der Automat gibt sie nie.
3. Oben steht die höchste Stufe, unten der Probefahrer – ganz unten „Inaktiv“.
4. Der Automat hebt nur nach oben – nie nach unten.
5. Leitungsaufgaben gehören in eine Funktion – oder in eine Stufe mit „Wird nur von Hand vergeben“.

Zwei Arten von Rollen: Stufe und weitere Rollen (Aufgaben)#

Es gibt genau zwei Arten von Rollen. Jedes Mitglied hat:

• genau eine Stufe – seinen Rang auf der Leiter, zum Beispiel Probefahrer, Fahrer oder Erfahrener Fahrer. Nur eine Stufe kann einen Lohn, Stellplätze („Stellplätze: … LKW, … Auflieger, … zusätzlich“) und einen automatischen Aufstieg („Ab … Tagen, … Touren, … km“) haben. Der Automat schiebt Mitglieder auf der Leiter nach oben.
• dazu beliebig viele weitere Rollen (Aufgaben) – zusätzlich zur Stufe, zum Beispiel Stellvertreter, Personalleitung, Disponent, Buchhaltung, Fuhrparkleitung, Konvoiplanung, Subfahrer oder Mediateam. Ein Mitglied kann keine, eine oder mehrere davon haben („Ohne Rolle“ heißt: keine). In der Auswahl „Art der Rolle“ heißt diese Art „Funktion“.

Die Rechte zählen zusammen: Ein Mitglied darf alles, was seine Stufe darf, und dazu alles, was jede seiner weiteren Rollen darf. Eine weitere Rolle nimmt nie ein Recht weg.

Der Automat gibt nie eine weitere Rolle – und er nimmt auch keine weg. Steigt jemand auf eine höhere Stufe, behält er alle seine weiteren Rollen. Die einzige Ausnahme stellst du selbst ein: Setzt du bei einer weiteren Rolle den Haken „Bekommen Subfahrer automatisch“, bekommt ein Subfahrer sie dazu, sobald er die Probezeit verlässt.

Zwei Beispiele#

• Fahrer + Disponent + Buchhaltung: Max hat die Stufe „Fahrer“ und dazu die weiteren Rollen „Disponent“ und „Buchhaltung“. Er fährt als Fahrer, disponiert die Aufträge der Firma und sieht das Firmenkonto. Steigt er später zum „Erfahrenen Fahrer“ auf, bleibt er Disponent und Buchhaltung.
• Mediateam: Lisa ist noch „Probefahrer“ und macht Bilder und Videos für die Spedition. Die weitere Rolle „Mediateam“ gibt ihr zum Beispiel das Recht „Steckbrief, Logo und Bild ändern“ – ganz egal, auf welcher Stufe sie gerade steht.

Kleine Übersicht#

Jeden Block mit der Maus sortieren#

Auf der Seite VTC › Rollen & Rechte stehen beide Blöcke untereinander, jeder in einer Spalte: oben die Leiter der Stufen, darunter der Block „Weitere Rollen (Aufgaben) – zusätzlich zur Stufe“. Jede Karte, die du verschieben darfst, hat den Griff „⠿ Verschieben“ – in beiden Blöcken.

• Mit der Maus: Griff fassen, Taste gedrückt halten, nach oben oder unten ziehen, loslassen – fertig, die neue Reihenfolge ist gespeichert.
• Auf dem Handy: „Verschieben“ antippen und dann an dem Platz, an den die Rolle soll, auf „Hierher“.
• Mit den Pfeilen ↑ ↓ geht es Schritt für Schritt. Vertan? Direkt danach „Rückgängig“.
• Sortiert wird nur innerhalb eines Blocks: Eine Stufe kannst du nicht in den Block der weiteren Rollen ziehen und eine weitere Rolle nicht auf die Leiter. Bei den Stufen bestimmt der Platz den Rang (oben = höher). Bei den weiteren Rollen bestimmt der Platz nur, in welcher Reihenfolge sie dastehen.

Die Art einer Rolle wählen oder wechseln#

Die Art wählst du beim Anlegen: „Neue Rolle“ › „Art der Rolle“ › „Stufe“ oder „Funktion“ (= weitere Rolle). Du kannst sie später auch ändern: Rolle öffnen („Rolle bearbeiten“) › „Weitere Einstellungen der Rolle“ › „Art der Rolle“ › „Stufe“ oder „Weitere Rolle (Aufgabe)“, dann „Änderungen speichern“. Bevor sich etwas ändert, frage ich dich noch einmal und sage dir in Worten, was mit den Mitgliedern passiert. Die Rechte der Rolle bleiben gleich.

So läuft der Wechsel: Wird aus einer Stufe eine weitere Rolle, behalten alle Mitglieder sie als Aufgabe. Weil jedes Mitglied genau eine Stufe braucht, bekommen sie von mir die Einstiegsstufe (zum Beispiel „Probefahrer“). Wird aus einer weiteren Rolle eine Stufe, kommt sie in der Leiter ganz nach unten, direkt über die Einstiegsstufe – wer sie hat, hat sie dann als Stufe. Hat einer von ihnen schon eine andere Stufe, geht das so noch nicht: Nimm ihm zuerst diese Rolle. Ein Haken, der nur zur alten Art passt („Diese Rolle bekommt ein Probefahrer nach bestandener Prüfung“ oder „Bekommen Subfahrer automatisch“), nehme ich dabei weg. Die Rolle des Inhabers, „Inaktiv“ und die Einstiegsstufe behalten immer ihre Art – dort ist die Auswahl grau, mit dem Grund daneben. Eine weitere Rolle zur Stufe machen kann nur, wer „Auszahlungen anweisen“ darf.

Die Reihenfolge der Stufen#

Die Stufen stehen in einer festen Rangfolge – von oben (höchste Stufe, die meisten Rechte) nach unten (Einstieg):

• Die oberste Stufe ist die höchste – dorthin steigt man zuletzt auf.
• Jede Stufe darunter ist eine Stufe kleiner.
• Die unterste Stufe ist die für neue Mitglieder, meist der Probefahrer. Hat deine Spedition mindestens zwei Stufen, ist sie die Probezeit-Stufe – mehr unter Probezeit und Fahrprüfung.
• Ganz unten steht „Inaktiv“: Dorthin kommt, wer lange nicht fährt – mit der nächsten Tour bekommt er seine letzte Rolle zurück.

Auf der Seite Rollen & Rechte siehst du die Leiter genau so, in einer Spalte: oben die höchste Stufe, unten der Probefahrer, als letzte Zeile grau „Inaktiv“. Die weiteren Rollen stehen getrennt darunter im Block „Weitere Rollen (Aufgaben) – zusätzlich zur Stufe“.

So verschiebst du eine Stufe mit der Maus: Jede Stufen-Karte hat den Griff „⠿ Verschieben“. Fass ihn mit der Maus, halte die Taste gedrückt und zieh die Karte nach oben oder unten an ihren neuen Platz – ziehst du sie nach oben, wird die Stufe höher, nach unten kleiner. Lass los, und die neue Reihenfolge ist gespeichert.

Auf dem Handy tippst du auf „Verschieben“ und dann bei dem Platz, an den die Stufe soll, auf „Hierher“. Mit den Pfeilen ↑ ↓ geht es auch Schritt für Schritt. Hast du dich vertan, tippst du direkt danach auf „Rückgängig“ – dann steht die alte Reihenfolge wieder da. Stufen und weitere Rollen werden getrennt sortiert – eine Stufe tauscht nur mit einer anderen Stufe den Platz.

Eine neue Spedition startet mit einer Stufe, „Probefahrer“, und ohne Funktionen (dazu gibt es „Inaktiv“). Weitere Stufen und alle Funktionen legst du unter „Neue Rolle“ selbst an und wählst dabei die Art der Rolle („Stufe“ oder „Funktion“ = weitere Rolle).

So arbeitet der automatische Aufstieg#

Bei jeder Stufe kannst du in der Rolle unter „Weitere Einstellungen der Rolle“ beim „Aufstieg in diese Stufe“ Bedingungen eintragen:

• Ab Tagen in der Firma
• Ab Touren
• Ab Kilometern

Ein leeres Feld heißt: keine Bedingung. Trägst du mehrere ein, müssen alle erfüllt sein. Willst du „entweder … oder“, legst du zwei Stufen an.

Der Automat prüft regelmäßig alle Mitglieder. Erfüllt jemand die Bedingungen einer höheren Stufe (weiter oben), hebt er ihn auf die höchste Stufe, deren Bedingungen er erfüllt. Er stuft nie jemanden herunter (nur wer lange nicht fährt, kommt nach „Inaktiv“ – das ist eine eigene Regel), und wer schon höher steht, bleibt, wo er ist.

Eine Stufe mit dem Haken „Wird nur von Hand vergeben“ gibt der Automat nie. Wer auf so einer Stufe steht, wird vom Automaten auch nicht weggeschoben.

Von Hand gesetzt bleibt gesetzt#

Gibst du (oder jemand mit dem Recht „Rollen verwalten“) einem Mitglied über „Rolle geben“ eine Stufe, dann ist das deine Entscheidung: Der Automat verschiebt dieses Mitglied danach nicht mehr – auch dann nicht, wenn es die Bedingungen einer höheren Stufe erfüllt. Weiter hoch oder zurück geht es für dieses Mitglied ab dann nur noch von Hand.

So kann es nicht mehr passieren, dass du jemanden zum Beispiel als Stellvertreter einträgst und ihn der Automat ein paar Minuten später wieder auf „Fahrer“ setzt.

Willst du den Aufstieg in deiner ganzen Spedition selbst in der Hand haben, stellst du unter VTC-Büro › Firmen-Einstellungen die „Beförderung: automatisch oder von Hand“ auf von Hand. Dann stuft nur noch der Inhaber hoch.

Beispiel: kleine Spedition (bis etwa 10 Fahrer)#

So sieht die Leiter von oben nach unten aus:

Deinen Stellvertreter fährst du ganz normal auf seiner Fahrerstufe mit – die weitere Rolle „Stellvertreter“ gibst du ihm zusätzlich.

Beispiel: große Spedition#

So sieht die Leiter von oben nach unten aus:

Brauchst du eine Leitungsstufe (mit eigenem Lohn), dann setze bei ihr den Haken „Wird nur von Hand vergeben“ und stelle sie am besten ganz nach oben.

Was passiert, wenn …#

… ich eine Leitungsstufe unter eine automatische Stufe setze? Ohne „Wird nur von Hand vergeben“ würde der Automat Mitglieder von dort auf die höhere Stufe heben – und mit der Stufe gehen auch ihre Rechte. Die Seite warnt dich dann bei der Stufe mit einem ⚠️-Hinweis. Darum: bei Leitungsstufen den Haken setzen, sie nach oben ziehen oder eine Funktion nehmen.

… ich jemanden von Hand auf eine niedrigere Stufe zurücksetze? Er bleibt dort. Der Automat hebt ihn nicht wieder an – hoch geht es nur noch von Hand.

… ein Mitglied die Bedingungen von zwei Stufen auf einmal erfüllt? Es kommt direkt auf die höhere der beiden.

… ich die Bedingungen einer Stufe ändere? Ab dem nächsten Durchlauf gelten die neuen Bedingungen – aber nur nach oben. Niemand wird deshalb heruntergestuft.

… ich eine Stufe lösche? Wer sie hat, rutscht auf die nächste Stufe darunter.

… jemand lange nicht fährt? Er kann in die Rolle „Inaktiv“ wechseln und bekommt seine letzte Rolle zurück, sobald er wieder fährt – siehe Rollen und Rechte.

… ich der Inhaber bin? Der Inhaber steht über allen Stufen, kann alles und wird vom Automaten nie verschoben.

Weiter#

• Rechte, Protokoll, Inaktivität und die zwei Arten von Rollen: Rollen und Rechte
• Probezeit und Fahrprüfung: Probezeit und Fahrprüfung
• Lohn je Stufe: Sub-Fahrer und Angestellte