Abrechnung und Vier-Augen-Freigabe

Fährt einer eurer Fahrer eine Tour für die Spedition, wartet sein Geld in der „Abrechnung" auf eine Entscheidung. Du findest sie in „Spedition führen" und im Web unter BETRIEB › „Abrechnung".

Wer abrechnet#

Der Inhaber legt fest, wie ausgezahlt wird:

• automatisch – der Automat zahlt selbst aus, oder
• durch einen Buchhalter – ein Mensch mit dem Recht „Abrechnung" sieht jede Tour und weist sie an.

Umstellen kann das nur der Inhaber. Bleibt eine Tour liegen, weil niemand klickt, rechnet der Automat sie nach einer festen Frist von selbst ab – die Frist steht oben auf der Seite.

Eine Tour anweisen#

Jede wartende Tour zeigt Fahrer, Strecke, Kilometer, Erlös der Firma, Tourlohn und Spesen. Touren, bei denen etwas auffällt, sind markiert („Auffällig — bitte ansehen."), der Automat nennt dann seinen Grund – etwa einen Frachtschaden.

1. „Anweisen" bei einer Tour – oder mehrere auswählen und „Ausgewählte anweisen".
2. Bestätigen. Das Geld ist rund eine halbe Stunde später beim Fahrer.

Kürzen#

Eine Kürzung ist freiwillig und braucht immer einen Grund: „zu schnell gefahren", „Frachtschaden", „Totalschaden", „nicht plausibel" oder „Sonstiges" – bei „Sonstiges" zusätzlich eine Erklärung. Eine Kürzung gilt für alle Touren eines Klicks; willst du verschiedene Beträge kürzen, entscheide die Touren einzeln.

Kürzung aufheben: Solange das Geld noch nicht gutgeschrieben ist, kann der Inhaber (oder wer „Abrechnung aufheben" darf) die Kürzung zurücknehmen. Die Tournummer steht in der Nachricht an den Fahrer. Er bekommt dann den vollen Betrag.

Die Vier-Augen-Freigabe#

Große Beträge sollen nicht an einer einzigen Person hängen. Deshalb kann der Inhaber einstellen, dass ab einem Betrag eine zweite Freigabe nötig ist – in den Einstellungen seiner Spedition unter „Vier-Augen-Prinzip ab Betrag". Die Vorgabe ist aus.

So funktioniert es:

1. Jemand mit einem Geld-Recht – zum Beispiel ein Buchhalter – weist eine Tour an, überweist Firmengeld, legt es an, zahlt eine Prämie oder beantragt einen Firmenkredit. Liegt der Betrag über der Grenze, wird daraus erst einmal eine Vormerkung.
2. Die Vormerkung steht auf der Karte „Wartet auf Freigabe".
3. Freigeben kann der Inhaber oder eine zweite Person mit demselben Recht – mit „Freigeben". Nie dieselbe Person zweimal.
4. Wer den Auftrag gestellt hat, kann ihn mit „Zurücknehmen" zurückziehen.

Gut zu wissen:

• Der Inhaber kommt immer direkt durch. Er braucht keine zweite Unterschrift – sonst stünde eine Spedition, die er allein führt, still.
• Eine Vormerkung, die niemand freigibt, verfällt nach einer Frist – oder sobald der Antragsteller die Spedition verlässt.
• Jede Vormerkung und jede Freigabe steht im Protokoll der Spedition: wer, wann, was.